Ogłoszenia

NABÓR NA WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE: Referent ds. sekretariatu

DYREKTOR

     DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ DOM KOMBATANTA I  PIONIERA  ZIEMI  SZCZECIŃSKIEJ W SZCZECINIE

o g ł a s z a

NABÓR NA  WOLNE STANOWISKO URZĘDNICZE:     Referent ds. sekretariatu

 W DOMU POMOCY SPOŁECZNEJ „ DOM KOMBATANTA  I PIONIERA ZIEMI SZCZECIŃSKIEJ” UL. ROMERA  21-29,  71-246 SZCZECIN

Określenie  stanowiska:  Referent ds. sekretariatu

Wymiar czasu pracy:   pełny  etat

 Niezbędne wymagania:

1. obywatelstwo polskie
2. wykształcenie  wyższe lub średnie, średnie pomaturalne , policealne,
3. kandydat ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw    publicznych,
4. kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe,
5. nieposzlakowana opinia,
6. znajomość przepisów prawa z zakresu wykonywanych obowiązków , w szczególności

znajomość ustaw: o samorządzie gminnym, o pracownikach samorządowych, rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych,

       7. umiejętność obsługi sprzętu biurowego oraz komputera,

     8.  umiejętność obsługi pakietu biurowego (Microsoft Office).

 Wymagania dodatkowe:

1. minimum 3 lata doświadczenie zawodowe na stanowisku o podobnym charakterze,

2. samodzielność, odpowiedzialność, umiejętność właściwej hierarchii zadań, terminowość, wysoka kultura osobista, dobra organizacja pracy, dyspozycyjność, rzetelność, kreatywność, umiejętność nawiązywania kontaktów interpersonalnych, umiejętność negocjacji, odporność na stres

3. prawo jazdy kat. B

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku:

Do głównych zadań pracownika będzie należało wykonywanie następujących obowiązków :

1)    ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek,

2)    przyjmowanie i rejestracja ofert przetargowych,

3)    nadzór nad rejestracją i rejestracja wniosków, pism i dokumentacji wpływającej
        do sekretariatu  w systemie tradycyjnym,

4)    wysyłanie korespondencji i przesyłek,

5)    przyjmowanie i nadawanie faksów, e-maili, itp.,

6)    prowadzenie centralnego rejestru umów,

7)    prowadzenie centralnego rejestru faktur i delegacji

8)   prowadzenie centralnego rejestru zarządzeń Dyrektora,

9) obsługa centrali telefonicznej z zakresu bilingów wewnętrznych, faksu i skrzynki e-mail;

10) zlecanie przeglądów i bieżących napraw sprzętu biurowego sekretariatu;

11) prenumerata czasopism, w tym opracowywanie rocznego zapotrzebowania na prasę
i ewidencja zbiorów biblioteki zakładowej;

12) zamawianie i ewidencja pieczęci i pieczątek,

13) przyjmowanie klientów zgłaszających petycje, skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Dyrektorem,

14) zaopatrywanie Domu w materiały biurowe i kancelaryjne, w tym przygotowywanie rocznych planów, zapytań ofertowych, umów, itp.,

15) prowadzenie gospodarki materiałami biurowymi i kancelaryjnymi,

16) prowadzenie podręcznego magazynu materiałów biurowych i kancelaryjnych,

17) prowadzenie gospodarki drukami i formularzami,

18) odpowiedzialność za tablice ogłoszeń – wywieszanie ogłoszeń,

19) przestrzeganie Instrukcji Kancelaryjnej w Domu,

20) prowadzenie rejestru skarg i wniosków wpływających do Domu i ewidencji znaczków,

21) prowadzenie ewidencji aktów prawnych Prezydenta Miasta Szczecin , w tym nadzór nad upowszechnianiem w/w wśród pracowników,

22) prowadzenie centralnego rejestru upoważnień  i pełnomocnictw udzielanych przez Dyrektora pracownikom,

23) opracowywanie projektów niezbędnych Zarządzeń Dyrektora oraz stosownych regulaminów dotyczących organizacji Domu,

24) nadzór nad udzielaniem odpowiedzi na informacje publiczne wpływające do Domu oraz prowadzenie rejestru informacji publicznej,

25) prowadzenie Książki kontroli oraz nadzorowanie dokumentacji związanej z kontrolą zewnętrzna oraz wewnętrzną, a także obsługa BIP w tej kwestii,

26) nadzór i bieżąca aktualizacja Biuletynu Informacji Publicznej - sprawowanie funkcji koordynatora merytorycznego Biuletynu Informacji Publicznej,

27) prowadzenie spraw związanych z systemem telefonów komórkowych w Domu,

 Warunki pracy na danym stanowisku:

1. praca na wyżej wymienionym stanowisku : zmienne tempo pracy, sytuacje stresowe, konieczność szybkiego reagowania i podejmowania decyzji,
2. nie istnieją bariery architektoniczne utrudniające wykonywanie pracy i dostępność do budynku oraz do pomieszczeń biurowych i sanitarnych. Wejście do jednostki dostosowane jest dla osób niepełnosprawnych (podjazd, drzwi odpowiedniej szerokości).

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostce,    w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych w miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia o naborze w styczniu 2015 jest niższy niż 6%.

Wymagane dokumenty:

1. życiorys z opisem dotychczasowej działalności zawodowej (CV), z podaniem danych umożliwiających kontakt, tj. adresu, adresu e-mail lub numeru telefonu,
2. list motywacyjny,
3. kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie**,
4. kserokopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
5. kserokopie innych dokumentów o posiadanych kwalifikacjach, uprawnieniach              i umiejętnościach,
6. kserokopie dokumentów potwierdzających staż pracy (świadectwa pracy, aktualne zaświadczenia) lub dokumentów potwierdzających wykonywanie działalności gospodarczej,
7. kopie dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność***
8. referencje z dotychczasowych miejsc pracy,
9. oświadczenie kandydata o posiadaniu obywatelstwa polskiego,
10. oświadczenie kandydata, że ma pełną zdolność do czynności prawnych oraz korzysta z pełni praw publicznych
11. oświadczenie kandydata, że kandydat nie był skazany prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe
12. oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie na potrzeby postępowania rekrutacyjnego danych osobowych, zgodnie z ustawą z dnia  29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. z 2014r. poz. 1182.)

Oferty należy składać lub przesyłać w terminie do:  09  marca  2015r. do godziny 12:00  (uwaga: liczy się data wpływu do Domu Pomocy Społecznej)

 na adres:

Dom Pomocy Społecznej Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej ul. Romera 21-29, 71-246 Szczecin

w zamkniętych kopertach z dopiskiem : „Nabór na wolne stanowisko urzędnicze- Referent ds. sekretariatu .’’

 Bliższe informacje można uzyskać pod nr telefonu     91 4327712 wew. 126

 Uwaga:

 1. O zakwalifikowaniu do II etapu naboru – rozmowy kwalifikacyjnej, kandydaci zostaną powiadomieni  za pośrednictwem poczty, drogą e-mail lub telefonicznie.

2. Dokumenty składane w języku obcym należy złożyć wraz z tłumaczeniem na język polski.

3. Oferty, które wpłyną do Domu Pomocy Społecznej niekompletne lub po wyżej wskazanym terminie nie będą rozpatrywane.

* przyjąć właściwe

** Kwestionariusz osobowy dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie, stanowi załącznik Nr 1 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. Nr 62, poz. 286 z późn. zm.)  i jest dostępny w Biuletynie Informacji Publicznej Urzędu Miasta Szczecin w części dotyczącej naborów na stanowiska.

*** Dotyczy kandydatów, którzy zamierzają skorzystać z uprawnienia, o którym mowa w art.13a ust.2 ustawy z 21 listopada 2008r. o pracownikach samorządowych ( Dz.U. z 2014r. poz.1202 )